Observaciones que he realizado tras tratar con numerosos invitados japoneses en eventos realizados en España.
1. Se sienten inseguros si no tienen toda la información de antemano
Ayuda mucho si de antemano tienen un Excel con los horarios del evento, donde se incluya claramente a qué horas van a hacer qué: sesiones de firmas, charlas, talleres, entrevistas con la prensa. Incluso horas de recogida del hotel, etc. Y, a ser posible, que se cumplan a rajatabla en la realidad. La puntualidad es importante también para los japoneses, que vienen ya con la idea preconcebida de que “en España se es muy informal con los horarios”. Pues toca darles la sorpresa para causar buena impresión.
Según qué autores o editoriales lo van a exigir, incluso meses antes del evento. Otros tal vez ni lo lleguen a pedir, pero desde luego ayuda muchísimo que a la hora de recoger en el aeropuerto, como más tarde, puedan tener un dossier con toda esta información.
Los eventos españoles en general están muy bien, hay muy buen rollo y al final los autores japoneses lo pasan genial, pero la imagen es muy importante y hay que procurar que no se lleven la impresión de que las cosas se hacen improvisando, a salto de mata, sino que está todo bien organizado.
2. Hoja de contactos con las personas relevantes
Un documento con los números de teléfono de: intérprete, director del evento, responsable de prensa, conductor, etc. Todas las personas con las que puede tener contacto el autor, por si hay alguna emergencia.
3. Puntualidad
Ya lo he puesto en el punto 1, pero no está de más repetirlo.
4. Intérprete / acompañante
Hay autores y autores, pero casi todos ellos van a sentirse muy inseguros en España yendo por su cuenta y la mayoría no van a tener ni idea no ya de español, sino ni siquiera de inglés. Por ello, si bien es obvio que se va a requerir un intérprete con soltura y experiencia para los actos de cara al público en el evento (charlas, talleres, firmas, prensa), lo deseable es que el autor tenga un acompañante permanente, no solo cuando está dentro del evento, sino también fuera, para poder disfrutar un poco de la ciudad de acogida. No es necesario que el “acompañante” tenga un nivel exagerado de japonés, mientras pueda comunicarse más o menos bien ya será suficiente.
El intérprete-acompañante (puede ser la misma persona o dos personas distintas) tiene que estar siempre al tanto de los horarios y contactos, para que no exista sensación de descoordinación y el autor (y su séquito*) perciba que el evento funciona con total normalidad.
* El “séquito” suele estar formado por un editor o un representante de una editorial o empresa de animación, productora de música o lo que sea. A veces casi es más importante dar buena impresión al “séquito” que al propio autor, ya que eso va a abrir la puerta a más invitaciones de autores en el futuro. O, de lo contrario, si el trato no es bueno, la va a cerrar.
5. Hospitalidad
Es deseable que de parte de la organización haya siempre alguien que acompañe al autor (y su(s) acompañante(s)), a menos que este diga explícitamente que prefiere ir solo. En turismo, comidas, cenas… Contar con una persona que conoce bien el terreno, recomendar restaurantes o llevar a rincones interesantes que tal vez no salen en las guías representa una diferencia enorme para la experiencia de visita de un autor.
Tengamos en cuenta que muchos autores no han viajado mucho. Se sienten inseguros, y además tienen la imagen de España como un país donde hay muchos carteristas y hay bastante peligro de que les roben, con lo cual no se van a atrever a ir o hacer según qué cosas por sí solos. Ayudemos a desmontar esta vergonzante imagen.
6. Hotel
Según la categoría del autor, vamos a tener que recurrir a un hotel de más o menos categoría, pero ya que son invitados creo que un 4 estrellas (o un 3 estrellas que esté muy bien) es el mínimo. En todo caso, creo que es mejor que puedan estar en un hotel céntrico, ya que durante el evento van a estar en el salón de turno, pero fuera de él van a querer aprovechar el tiempo para visitar la ciudad, y eso no es muy práctico si el hotel se encuentra lejos.
Todo esto varía bastante según un montón de factores: la editorial a la que pertenece el autor, o si viene por su cuenta, la “fama” del autor y su propio “caché”, etcétera, así que es flexible, pero en el documento se resumen los grandes rasgos.
Marc Bernabé
10 de diciembre 2015
Hola~
Me ha parecido muy interesante el tema del post y la guía es lógica y razonable. El hecho de que escribas sobre el tema de da que pensar que hay ocasiones en las que no se cumple (?). Imagino que habrá unos aspectos más difíciles de cumplir que otros,dependiendo de las personas a cargo de los eventos.
Quiero aprovechar para preguntar una cosa: ¿Hay alguna costumbre española que debamos evitar al tratar con autores o japoneses en general? Me refiero a algún gesto o expresión que les pueda resultar desagradable o rara.
Saludos 🙂
Un post muy interesante oye…
Por lo que yo sé, en Japón no se lleva mucho eso de sonarse la nariz en público… Pero vamos, si vienen aquí, digo yo que se esperarán que las normas sociiales sean diferentes, y simplemente lo pasen por alto.
Creo que son gente bastante superadora en su propuesta cultural, igualmente deberían adaptarse a las diferentes culturas, y abrir un poco sus mentes, salir de la heladera, por así decirlo…
Gracias por esta información, que más o menos encaja con lo que me contaba una amiga japonesa.